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Die Inventarisierung von Hard- und Software in Unternehmen ist vergleichbar einen Bienenschwarm zu h\u00fcten. Immer wieder tanzt etwas aus der Reihe, verschwindet und taucht unerwartet da auf, wo es \u00fcberhaupt nicht erwartet wird. Eine Listung der einzelnen Elemente ist schon Sisyphusarbeit, doch eine systematische Inventarisierung, die noch in die digitalen Unternehmensprozesse integriert ist, erschwert durch eine rapide ansteigende Zahl Mitarbeitenden, stellt einen exponentiellen Aufwand dar.<\/p>\n
Genau diese Problematik betraf PROMATIS. Internationale Projekte, zahlreiche Standorte und steigende Aufgaben erfordern stetig wachsende Ressourcen, insbesondere an Hard- und Software. Um systematisch und integriert diese verwalten zu k\u00f6nnen, entschied sich PROMATIS f\u00fcr eine intern entwickelte L\u00f6sung, die exakt diese Anforderungen abbildet. Doch bevor die Entscheidung fiel, wurden in Workshops die Anforderungen aller Beteiligten aufgenommen, bewertet, analysiert und dann in einem Pflichtheft systematisch definiert. Aktiv beteiligt war die Buchhaltung (f\u00fcr die buchhalterischen Rechtm\u00e4\u00dfigkeiten) sowie die Abteilung f\u00fcr Systemadministration (f\u00fcr die technische Bereitstellung). Das Ergebnis ist eine integrierte, workflowbasierte L\u00f6sung, die innerhalb k\u00fcrzester Zeit von den IT-Experten der PROMATIS entwickelt und implementiert wurde.<\/p>\n
Welche Schwierigkeiten, Funktionen und auch welchen Nutzen dieses Projekt hatte, erkl\u00e4ren zwei der treibenden Projektmitglieder: Steffen (Angestellter im Bereich General Administration, Finance & Purchasing), der die Anwenderseite der Buchhaltung vertritt und Paul (Digital Infrastructure Expert), verantwortlich f\u00fcr alle IT-relevanten Bereiche.<\/p>\n
Paul:<\/strong> Die auf dem Markt verf\u00fcgbaren L\u00f6sungen waren f\u00fcr PROMATIS nicht geeignet. Entweder zu komplex oder mit zu wenig Funktionen ausgestattet, die unsere Anforderungen abdecken. Da wir als Oracle Partner nat\u00fcrlich auch mit diesen L\u00f6sungen vertraut sind, nutzen wir das schon vorhandene Knowhow und realisierten somit die speziellen Anforderungen.<\/p>\n Steffen:<\/strong> Unser System sollte m\u00f6glichst alle Hard- und Software-Komponenten \u2013 darunterfallen nicht nur Laptop und Bildschirme, sondern auch Pr\u00e4sentationsequipment und vor allem auch die speziellen Software-Applikationen, die ben\u00f6tigt werden \u2013 in eine systematische Form bringen. Hinzu kam, dass wir eine prozessorientierte Verbindung zu unserem ERP-System bereitstellen mussten, so dass wir im neuen IT-Bestand einen validen Bestand unseres Analageverm\u00f6gens abrufen k\u00f6nnen.<\/p>\n Steffen:<\/strong> Vor der Einf\u00fchrung unseres neuen IT-Bestands wurde das Hard- und Software-Inventar mittels einer Excel-Liste gef\u00fchrt, was un\u00fcbersichtlich und schwer zu pflegen war, insbesondere da die Liste durch neue Anforderungen oder Erweiterungen des Zubeh\u00f6rs f\u00fcr Mitarbeitende immer gr\u00f6\u00dfer, komplexer und un\u00fcbersichtlicher wurde.<\/p>\n Paul:<\/strong> Ebenso konnte jeder alles in der Liste bearbeiten, was die Fehleranf\u00e4lligkeit erh\u00f6hte und daraus resultierend ein Mehraufwand generiert wurde.<\/p>\n Steffen:<\/strong> Hinzu kam, dass durch die manuelle Pflege des IT-Bestands auch keine direkte Vergleichbarkeit mit unserem ERP-System NetSuite erfolgte, so dass Anlageverm\u00f6gen der Buchhaltung und IT-Bestand nicht \u00fcbereinstimmten.<\/p>\n Steffen:<\/strong> Die gesamte L\u00f6sung wurde prozessorientiert konzipiert. Das bedeutet, neue Ger\u00e4te werden im Anlageverm\u00f6gen in NetSuite erfasst, mit der zugeh\u00f6rigen Anlagennummer (aus NetSuite) in den IT-Bestand \u00fcbertragen, dort den Mitarbeitenden zugewiesen und verwaltet. Auch eine Ausmusterung eines Ger\u00e4ts erfolgt auf diesem Weg, also IT-Bestand und Anlageverm\u00f6gen werden entsprechend korrigiert.<\/p>\n Paul:<\/strong> Alle Informationen sind zentral in einer Datenbank hinterlegt und die gesamte Pflege des Bestands erfolgt nun berechtigungsgesteuert \u00fcber eine APEX-Maske der Weboberfl\u00e4che. Bei anfallenden \u00c4nderungen k\u00f6nnen diese geordnet und bei Bedarf auch zeitgleich eingetragen werden.<\/p>\n Paul:<\/strong> Viele! Wir k\u00f6nnen nun jederzeit einen Bericht \u00fcber den aktuellen Lagerbestand der Hard- und Software in allen Niederlassungen aufrufen und den k\u00fcnftigen Bedarf rechtzeitig planen. Auch sind Wartungsinformationen zu jedem Ger\u00e4t hinterlegt, so dass wir bei Problemen schnell auf die richtige Information zugreifen k\u00f6nnen. Das Berechtigungskonzept erlaubt nun auch eine aufgabenbezogene Bearbeitung entlang des gesamten Lebenszyklus der Komponenten, was f\u00fcr uns eine enorme Arbeitserleichterung bedeutet und eventuelle Fehler minimiert.<\/p>\n Steffen:<\/strong> Der gro\u00dfe Vorteil ist die Verbindung mit NetSuite. Durch das Berechtigungskonzept entstehen weniger Fehler, was dazu f\u00fchrt, dass die Daten in \u201eIT-Bestand\u201c und \u201eNetSuite\u201c besser \u00fcbereinstimmen. Mit den neuen Masken der APEX-Anwendung wird die Verwaltung und \u00dcberwachung transparenter.<\/p>\n Fazit dieser PROMATIS L\u00f6sung ist, dass die Digitalisierung des IT-Bestands weit mehr als eine Auflistung der Ger\u00e4te ist. Gesteuert durch den praxisbezogenen Workflow und optimiert durch Software-Applikationen, wurde eine Anwendung generiert, die einen realen Nutzen f\u00fcr die vielschichtigen Anforderungen darstellt.<\/p>\n [\/et_pb_text][et_pb_text ul_type=\"square\" _builder_version=\"4.21.0\" _module_preset=\"default\" text_font=\"Open Sans||on||||||\" text_font_size=\"17px\" text_line_height=\"1.6em\" link_font=\"Open Sans||||on||||\" link_text_color=\"#00A9A0\" ul_font=\"Open Sans||||||||\" ul_font_size=\"17px\" ul_line_height=\"1.6em\" header_font=\"|600||on|||||\" header_text_color=\"gcid-32812186-bc94-4de4-814c-2bf202477fd5\" header_font_size=\"47px\" header_line_height=\"1.2em\" header_2_font=\"|600||on|||||\" header_2_text_color=\"gcid-32812186-bc94-4de4-814c-2bf202477fd5\" header_2_line_height=\"1.6em\" header_3_font=\"|600|||||||\" header_3_text_color=\"gcid-32812186-bc94-4de4-814c-2bf202477fd5\" header_3_font_size=\"24px\" header_3_line_height=\"1.4em\" header_4_text_color=\"gcid-32812186-bc94-4de4-814c-2bf202477fd5\" header_4_line_height=\"1.4em\" header_5_text_color=\"gcid-32812186-bc94-4de4-814c-2bf202477fd5\" header_5_line_height=\"1.4em\" header_6_text_color=\"gcid-32812186-bc94-4de4-814c-2bf202477fd5\" header_6_font_size=\"16px\" header_6_line_height=\"1.4em\" custom_padding=\"||||true|false\" text_font_size_tablet=\"20px\" text_font_size_phone=\"17px\" text_font_size_last_edited=\"off|desktop\" header_font_size_tablet=\"\" header_font_size_phone=\"28px\" header_font_size_last_edited=\"on|phone\" custom_css_main_element=\"font-size:14px!important;\" global_colors_info=\"{%22gcid-32812186-bc94-4de4-814c-2bf202477fd5%22:%91%22header_text_color%22,%22header_2_text_color%22,%22header_3_text_color%22,%22header_4_text_color%22,%22header_5_text_color%22,%22header_6_text_color%22%93}\" theme_builder_area=\"post_content\"]<\/p>\n Autor: Sabine Rudolf [\/et_pb_text][\/et_pb_column][\/et_pb_row][\/et_pb_section]<\/p>\n","protected":false},"excerpt":{"rendered":" Die Inventarisierung von Hard- und Software in Unternehmen ist vergleichbar einen Bienenschwarm zu h\u00fcten. 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Wie sieht der Prozess nun heute mit der neuen digitalisierten Inventarisierung des IT-Bestands aus?<\/h3>\n
Welche Vorteile sind schon nach der kurzen Laufzeit ersichtlich?<\/h3>\n
Image: \u00a9 thisisengineering \/ unsplash.com<\/p>\n