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Die ganze Welt spricht von Digitalisierung, doch was ist darunter eigentlich zu verstehen? Es gibt eine enorme Skala im Verst\u00e4ndnis und daraus resultierend in der Umsetzung von Digitalisierungsprojekten. Insbesondere wenn es um sensible Unternehmensdaten wie beispielsweise im Finance-Bereich geht, ist die Bandbreite der Definitionen zahlreich. Von der elektronischen Speicherung und \u00dcbertragung von Dokumenten als PDF bis hin zu multiplen und komplexen Schnittstellen, sind unz\u00e4hlige M\u00f6glichkeiten im IT-Universum eines Unternehmens zu finden. Doch wie verh\u00e4lt es sich mit der digitalen Kommunikation? Sprechen unsere Systeme, wenn sie sich austauschen, auch wirklich die gleiche Sprache?<\/p>\n
In der Schweiz ist diese Art der digitalen Kommunikation schon lange Praxis, doch fehlte ein einheitlicher Standard, der den Datenaustausch vereinfacht. Seit Anfang 2020 wird daher von offizieller Seite ein hybrides Rechnungsformat empfohlen, basierend auf den ZUGFeRD (Zentraler User Guide des Forums elektronische Rechnung Deutschland) und XRechnung. Beide Formate haben ihren Ursprung in der europ\u00e4ischen Richtlinie EN 19931 von 2014 zur elektronischen Rechnungsstellung im europ\u00e4ischen Umfeld. Die Spezifikationen nutzen strukturierte Datenformate, die einen automatisierten Datenaustausch erm\u00f6glichen, wobei ZUGFeRD mit seiner visuellen Rechnungsdarstellung im PDF-Format eine Erg\u00e4nzung darstellt.<\/p>\n
F\u00fcr den speziellen Fall des Rechnungsaustauschs von Unternehmen mit \u00f6ffentlichen Auftraggebern befasst sich der IT-Planungsrat f\u00fcr Bund und L\u00e4nder mit dieser Thematik und beschloss im Juni 2017 eine Standardisierung \u2013 die XRechnung. Kernelement ist das strukturierte Datenformat, das die Inhalte einer Rechnung spezifiziert darstellt und somit f\u00fcr eine automatisierte und digitale Weiterverarbeitung geeignet ist. Demnach ist die XRechnung \u2013 ein XML-basiertes semantisches Rechnungsdatenmodell \u2013 eine solide Basis f\u00fcr den Austausch elektronischer Rechnungen mit deutschen Verwaltungen. Entsprechend des vorgegebenen Zeitplans zur Einf\u00fchrung der XRechnung ist es nun ab 27. November 2020 f\u00fcr Unternehmen Pflicht, Rechnungen in diesem standardisierten Format an Bundesbeh\u00f6rden zu \u00fcbermitteln. Papier- oder PDF-Formate werden ab diesem Zeitpunkt nur noch in Sonderf\u00e4llen akzeptiert, die jedoch sehr stark reglementiert sind.<\/p>\n
Die Nutzung der XRechnung in diesem ersten Schritt, betrifft den Rechnungsaustausch mit den Bundesbeh\u00f6rden; L\u00e4nder und Kommunen folgen im Anschluss. Auch f\u00fcr Gesch\u00e4fte innerhalb der EU ist die elektronische Rechnung teilweise erforderlich, wie beispielsweise in Italien, Spanien oder Frankreich. Diese Vorgabe basiert auf einer EU-Richtlinie von 2014, die sich f\u00fcr europaweite Vergabeverfahren entscheidend auswirkt.<\/p>\n
Eine XRechnung enth\u00e4lt neben den umsatzsteuerrelevanten Bestandteilen weitere Informationen wie Zahlungsbedingungen, Bankverbindungen und Lieferantendaten. Dabei werden die Grunds\u00e4tze zur ordnungsm\u00e4\u00dfigen F\u00fchrung und Aufbewahrung von B\u00fcchern, Aufzeichnungen und Unterlagen in elektronischer Form sowie zum Datenzugriff (GoBD) eingehalten. Neben den Inhalten ist auch eine Etablierung eines IT-gest\u00fctzten Prozesses f\u00fcr die Versendung, Pr\u00fcfung und Verarbeitung von Rechnungen zu sehen \u2013 und zwar innerhalb Europas, auf Bundes-, Landes- und Kommunalebene aber auch in weiteren Schritten f\u00fcr den gesamten B2B-Sektor.<\/p>\n
Mit der XRechnung wurde ein wichtiger Schritt in Richtung Digitalisierung im Umgang mit \u00f6ffentlichen Beh\u00f6rden unternommen. Die Vorteile f\u00fcr alle Beteiligten ist klar, Reduzierung der Kosten und Minimierung der zeitlichen Abl\u00e4ufe und somit eine Erh\u00f6hung der Unternehmensliquidit\u00e4t durch standardisierte Datenformate und Prozesse.<\/p>\n